5.4 Documents Office
L'information essentielle contenue dans des documents de bureautique doit également être proposée en HTML.
Pourquoi?
Les documents créés avec des logiciels de bureautique comme Word, Excel, PowerPoint, Access, Publisher, Pages, Numbers, Keynote, OpenOffice etc. ne sont pas faits pour être publiés sur le web. Vous ne pouvez pas supposer que tous les visiteurs ont les logiciels adéquats sur leur ordinateur pour pouvoir lire ces documents.
En pratique
Formats alternatifs accessibles
Vous pouvez proposer de tels documents à télécharger, mais toute l'information essentielle qu'ils contiennent doit également être disponible dans un format accessible. Par ordre de préférence, ces formats sont:
- Page web
- PDF accessible
- Fichier texte (en dernier recours, pour un formulaire par exemple)
Qu'entendons nous par information essentielle?
Anysurfer analyse en premier lieu l'accessibilité des pages web, et non celle des documents téléchargeables. Lors d'un audit, nous nous limiterons aux documents qui contiennent de l'information essentielle et actuelle.
- Exemples de documents que nous n'incluons pas de manière standard dans notre échantillon:
- Les documents dont le contenu est également disponible en format HTML sur le même site web (par exemple un flyer pour un événement)
- Les documents dont le contenu n'est pas unique et est également disponible ailleurs sur internet (comme des programmes TV ou le texte d'une chanson)
- Des documents archivés
- Des documents destinés à un public limité
- Exemples de documents que nous incluons toujours dans un audit:
- Un compte rendu de conseil communal sur le site web d'une commune
- Un formulaire d'inscription sur le site d'un événement
- Une brochure informative qui n'est pas disponible en HTML
Les documents à usage interne
Certains documents sont destinés à usage interne. Ces documents, qui ne sont pas publiés, ne feront pas partie des documents évalués lors d'un audit de site web, mais ils gagnent également à être rendus plus accessibles.
Pour HTML et PDF, il existe un certain consensus sur ce qui est accessible et ce qui peut être fait pour améliorer l'accessibilité. Pour les documents créés avec des logiciels de bureautique, c'est beaucoup moins clair. Nous ne pouvons donc pas nous baser sur des standards existants et devons nous limiter à donner quelques recommandations.
Vous obtiendrez une bonne idée de l'accessibilité d'un document en le sauvergardant en format texte (.txt) et en contrôlant ensuite si le contenu est complet et dans le bon ordre. Par exemple, les zones de texte, qui font partie des objets graphiques (dans Word et Powerpoint), ne sont pas accessibles. Les fichiers Access et Publisher sont en général complètement inaccessibles.
Afin de vous aider, nous avons écrit un guide pour écrire des documents électroniques accessibles. Celui-ci n'est malheureusement disponible qu'en Néerlandais pour l'instant (handleiding over de toegankelijkheid van elektronische documenten). Les points principaux sont cependant disponibles en Français dans les articles suivants :