5.3 Office-bestanden
Office-bestanden zijn niet geoptimaliseerd voor publicatie op het web. U kunt er niet van uitgaan dat alle bezoekers de juiste software op hun computer hebben om deze bestanden te kunnen bekijken. Ook niet alle hulpmiddelen ondersteunen deze formaten. U kunt deze documenten ter download aanbieden, maar essentiële informatie moet ook als webpagina of als toegankelijk PDF-bestand beschikbaar zijn.
AnySurfer onderzoekt in de eerste plaats de toegankelijkheid van webpagina's, en niet die van de documenten die er te downloaden zijn. We beperken ons bij een audit daarom tot documenten die essentiële en actuele informatie bevatten.
Wat wel en wat niet?
Documenten die we standaard niet opnemen in de steekproef:
- Documenten waarvan de inhoud ook als HTML beschikbaar is op dezelfde website (zoals een flyer voor een aangekondigd evenement)
- Gearchiveerde documenten
- Documenten die slechts voor een beperkt (gekend) publiek bedoeld zijn
Een aantal voorbeelden van documenten die we in ieder geval screenen:
- De notulen van de gemeenteraad op een gemeentelijke website
- Een inschrijvingsformulier op een evenementenwebsite
- Een informatiebrochure die niet in HTML beschikbaar is
Wat is het alternatief?
Voor HTML en PDF bestaat er een behoorlijke consensus over wat toegankelijk is en wat gedaan kan worden om de toegankelijkheid te verbeteren. Voor Office-documenten is dit niet duidelijk. Daarom dient u een alternatief voor bestanden met essentiële informatie aan te bieden. Een formulier in Word kan u bijvoorbeeld omzetten naar één van de volgende formaten. In volgorde van voorkeur:
- Als een webformulier in HTML.
- Als toegankelijk PDF-formulier.
- Als platte tekst, een .txt-bestand waarin alle gevraagde informatie wordt opgesomd die de gebruiker kan e-mailen of printen en ondertekend met de post versturen.
Documenten voor intern gebruik
Documenten die u binnen uw organisatie deelt maar niet publiceert, worden niet door ons doorgelicht maar zijn uiteraard ook belangrijk. U krijgt een goed idee van de toegankelijkheid van Office-documenten door ze als platte tekst (.txt) op te slaan en te controleren of de inhoud volledig is en in de juiste volgorde staat. Het is bijvoorbeeld bekend dat tekst in tekstvakken (Word en PowerPoint) niet toegankelijk gemaakt kan worden. Access- en Publisher-bestanden zijn doorgaans helemaal ontoegankelijk.
Accessible Digital Office Documents
De toegankelijkheidsprincipes voor websites kunt u ook toepassen op andere bestandsformaten zoals Word, Excel, PowerPoint, Pages, Numbers, Keynote, OpenOffice e.d. De theorie blijft dezelfde maar de technieken zijn voor elk bestandsformaat een beetje verschillend. Het project "Accessible Digital Office Documents" heeft handleidingen opgesteld voor een groot aantal van deze bestandsformaten. Wij zijn bezig met de Nederlandse vertaling. Deze is klaar voor OpenOffice Writer (v3.2), Microsoft Word 2010, Microsoft Word 2011 voor Mac en iWork Pages '09. Deze kunt u vinden op www.anysurfer.be/office-documenten/. In het Engels zijn er nog veel meer te vinden op de website van het Accessible Digital Office Document (ADOD) Project.
Om u op weg te helpen, hebben we een opleiding toegankelijke Word-documenten.